Libor Kubín Ultimamente fálase moito do método GTD - Getting Things Done, que axuda ás persoas a ser máis produtivas, a xestionar a súa vida laboral e persoal. O 27 de abril terá lugar na República Checa a 1a conferencia sobre este método, e Jablíčkař.cz convidou a unha das máis famosas á entrevista. Lukáš Gregor, profesor, editor, blogueiro e tamén profesor de GTD.
Saúdos, Lukas. Digamos que nunca escoitei falar de GTD. Podes dicirnos, como leigos, de que se trata?
O método Getting Things Done é unha ferramenta que nos permite ser moito máis produtivos. Baséase no feito de que, a pesar de que o cerebro é un órgano fascinante, ten certas limitacións que nós mesmos boicoteamos (ou non somos conscientes). Por exemplo, alagándoo ou máis ben desbrozando por motivos completamente incomprensibles. Neste estado, dificilmente se pode usar ao máximo durante os procesos creativos, ao pensar, ao aprender e nin sequera pode descansar. Se axudamos a nosa cabeza desde lastre (é dicir: das cousas que realmente non necesitamos levar na cabeza), damos o primeiro paso para ser eficientes.
E o método GTD ofrece unha guía en poucos pasos para chegar a ese estado de calma e capacidade de concentración. Como limpar a cabeza usando a repetición elementos na chamada caixa de correo e como organizar todos os seus proxectos e "tarefas", sexan persoais ou laborais, nun sistema claro.
A quen está destinado o método, a quen pode axudar?
Faime auga a boca que encaixa para cada un, ten os seus inconvenientes. Se o miro a través dos distintos tipos de traballos, aqueles que dependen esencialmente da agudeza e da resposta ao medio ambiente (por exemplo, bombeiros, médicos, pero tamén soporte técnico diverso, xente ao teléfono...) só poderán utilizar unha fracción do método, ou simplemente utilizarán o método para o seu desenvolvemento persoal, a nivel persoal. E tampouco é un método para todos porque hai xente á que calquera orde, sistematización lle horroriza ou simplemente paraliza aínda máis que o caos.
E, en realidade, unha categoría máis: certamente non é para aqueles que encaixan todos os seus problemas no método coa súa propia vontade débil, pensando que lles axudará por si só, quizais mesmo a levar unha vida máis feliz...
Todos os demais grupos de persoas poden comezar con GTD.
Existen outros métodos similares? Se é así, como os compararía con GTD?
Hai que desmitificar un pouco a GTD. Sen afondar na historia das consideracións de produtividade, é comprensible que houbo intentos de resolver problemas de xestión do tempo durante moito tempo (si, xa desde a antiga Grecia). Aínda que GTD non se refire directamente a isto, tampouco é un novo milagre, unha droga que David Allen tería inventado de cero a través de experimentos frenéticos en laboratorio. O método contén máis sentido común que a experimentación, incluso me atrevería a dicir herética esa etiqueta método prexuízaa dalgún xeito, e eu subliñaría só ese aspecto Ferramentas a secuencia lóxica de pasos, que pode axudar.
Só suxiro que hai certamente outros semellantes métodos, enfoques que falan de como resolver as túas “obrigas” o mellor posible, algúns teñen tales métodos sen lelos de ningún lado, só pensan niso. (Por certo, as mulleres levan nesta dirección.) But if I were to find someone else outright ferramenta, que se aplica directamente a GTD, seguramente sería o método ZTD (Zen To Done, traducido como Zen e feito aquí). É unha solución axeitada se unha persoa xa cheirou a GTD e comezou a resolver o problema de priorizar tarefas, porque Leo Babauta combinou GTD co enfoque de Stephen Covey e formulou todo de xeito que fose sinxelo. Ou unha solución axeitada se non quere resolver GTD, nin sequera quere ler a Covey, é máis un autónomo, un ser minimalista.
Entón, cal é o primeiro paso no camiño cara a GTD se me dou conta de que quero facer algo co meu tempo e tarefas?
Sempre recomendo aos principiantes que fagan polo menos dúas ou tres horas a miúdo para unha total tranquilidade. Toca música agradable, quizais abra unha botella de viño. Colle unha folla de papel e escríbeas todas nela, xa sexa en viñetas ou utilizando un mapa mental proxectos, no que están a traballar actualmente. Saca o máximo proveito da túa cabeza. Quizais tamén axuden as chamadas áreas de interese (= roles) que me gusta usar, por exemplo empregado, marido, pai, deportista... e proxectos individuais ou grupos/listas de tarefas pendentes.
Por que todo isto? Despois de todo, unha vez que saques estas nocións básicas da túa cabeza, poderás comezar a practicar GTD. Comeza a procrastinar, rexistra o estímulo entrante e despois asígnao ao proxecto que xa marcaches ao clasificar.
Pero a pregunta tamén incluía fai algo co teu tempo. Nesta dirección, GTD non é o máis axeitado, ou ela crea o fondo, a base, pero non se trata de planificar. Aquí recomendaría coller un libro O máis importante primeiro, ou simplemente parar, respirar e pensar onde estou agora mesmo, a onde quero ir, o que estou facendo por iso... É máis ben para outro debate, pero GTD permitirá que unha persoa se deteña e tome un alento.
Que necesito para usar GTD? Necesito mercar algunha ferramenta? Que recomendarías?
Por suposto, o método trata sobre todo de hábitos axeitados, pero non subestimaría a elección da ferramenta, porque tamén afecta o ben que lograremos vivir co método. Especialmente ao principio, cando só estás construíndo a túa confianza no método, unha boa ferramenta é moi importante. Podería recomendar algunha aplicación especializada, pero tería máis coidado. Para os principiantes, tiven unha boa experiencia con Wunderlist, que é unha "lista de tarefas pendentes" máis sofisticada, pero xa se poden probar e aprender algúns procedementos.
Pero algunhas persoas están moito máis cómodas cunha solución de papel, que ten o seu encanto, pero tamén os seus límites, definitivamente non é tan flexible á hora de buscar e filtrar tarefas.
Por que o método ten máis aplicacións de software para Apple que para Windows? Este feito maniféstase dalgún xeito entre os interesados no método?
A oferta para Windows non é pequena, pero son principalmente ferramentas que existen en lugar de ser utilizadas. A prevalencia das aplicacións GTD para a plataforma de Apple tamén se pode derivar dos grupos que traballan co método; moitas veces son autónomos ou persoas do campo das TIC. E se entramos no mundo corporativo, é posible usar Outlook directamente para GTD.
Hai algunha diferenza entre usar GTD para estudantes, xestores de TI, nais que quedan na casa ou incluso persoas maiores?
Non en principio. Só os proxectos serán diferentes, para uns prevalecerá unha división máis detallada en pasos individuais, mentres que para outros prevalecerá o traballo con rutinas. Esta é precisamente a fortaleza de GTD, a súa universalidade.
Que fai que o método GTD sexa tan único que está a gañar novos e novos fans?
Estou respondendo parcialmente a isto nas respostas anteriores ás preguntas. GTD baséase no sentido común, respecta o funcionamento (e as limitacións) do cerebro, representa un procedemento para organizar as cousas, e isto non ten que ser só tarefas, senón tamén a disposición da oficina ou as cousas do taller. É universal e definitivamente pode axudar pouco despois da súa implantación, o que vexo como unha gran vantaxe. Os resultados son tanxibles e inmediatos, que é o que un necesita. Ademais, podes comezar a traballar con el mesmo durante a tempada de prensa. Se tiveses a intención de comezar a pensar na túa misión, sería moi difícil nunha morea de prazos queimadas.
Só tería coidado con esa palabra único, prefiro tómao como os seus puntos fortes. Tanto se é único, deixollo aos que estean interesados. A min convén que GTD xurdiu cando o necesitaba, axudoume e por iso o espallei máis.
Como é o GTD fóra da República Checa? Como é no país de orixe, EEUU?
O único que podo dicir é que a prevalencia e a concienciación parecen ser maiores no occidente que aquí. Pero non o sigo especialmente, realmente non teño moitas razóns para facelo. Para min, a miña propia experiencia e a dos que se contactan comigo, que len o sitio, son importantes mitvsehotovo.cz, ou que pasan polos meus adestramentos. Leo e busco blogs especializados do estranxeiro, pero mapear o estado de GTD no mundo é unha área que está máis aló das miñas necesidades neste momento.
Pola contra, como é a comunidade de fans de GTD na República Checa?
Atopeime vivindo nunha realidade un tanto deformada. Rodeado de varios usuarios de GTD, tiven a impresión durante un tempo de que, despois de todo, era algo tan familiar. Pero bueno, a gran maioría do mundo que me rodea nunca escoitou falar de GTD e, ao mellor, só pode usar a palabra xestión do tempo.
E tamén hai un estraño grupo de persoas que pensan que a GTD está a ser unha relixión, pero non sei moi ben de onde vén ese sentimento. Porque alguén que o utiliza está compartindo a súa experiencia ou busca consellos e consellos doutros?
Non se pode sobreestimar a extensión da comunidade de fans de GTD na República Checa. 376 enquisados responderon a un cuestionario especializado, que foi creado como parte dunha tese de diplomatura, que nos sorprendeu gratamente. O sitio web Mítvšehotovo.cz é visitado por aproximadamente 12 mil persoas por semana, pero o sitio web ampliouse conceptualmente para incluír outras áreas de desenvolvemento persoal, polo que este número non se pode tomar como unha resposta ao interese por GTD na República Checa.
Participas na organización 1ª conferencia GTD aquí. Por que se creou a conferencia?
Percibo principalmente dous impulsos motivacionais básicos para as conferencias: a) permitir a reunión da comunidade determinada, enriquecerse mutuamente, b) atraer aos non marcados, persoas fóra dese círculo e ampliar o seu campo de visión con algo, quizais incluso para educar...
¿Pode acudir á conferencia un principiante ou un profano completo sobre GTD? Non se sentirá perdido alí?
Pola contra, creo que esta conferencia foi feliz de recibir a principiantes ou non iniciados. O noso obxectivo non é -como algúns nos acusan- reforzarnos culto a GTD, pero para falar de produtividade e eficiencia, buscar formas de poñer as cousas en orde, conciliar a vida laboral e persoal, etc. E para iso é necesaria a visión de quen nunca escoitou falar de ningún método ou aínda o está a buscar. Por certo, eu tamén son un buscador, aínda que adestro GTD.
Tenta atraer aos nosos lectores á conferencia. Por que deberían visitala?
A miña intuición dime que todo se levará a cabo nun ambiente moi agradable. O ambiente é fermoso, o equipo de xente que o organiza está humanamente preto de min, os conferenciantes e invitados son de gran calidade, din que debería haber uns refrescos e comidas excelentes... Pois creo que simplemente será un excelente día!
Que lle dirías ás persoas que non poden seguir as súas tarefas na súa vida laboral e tamén lles gustaría un pouco de orde na súa vida privada?
O alfa e o omega son a constatación do valor do agasallo que recibimos e que seguimos recibindo, con cada espertar a un novo día. Que somos, que vivimos. Vivimos nun determinado espazo e nun determinado tempo. E precisamente ese tempo é unha cantidade con tantas incógnitas que deberíamos vela moito máis. Podemos aforrar cartos, tamén podemos pedirllo prestado a alguén, o tempo simplemente pasa, por moito que pensemos niso. Sería xenial que lle estivésemos agradecidos e apreciamos. Só entón a organización e a planificación poden ter sentido e ser realmente eficaces.
Se queres aprender máis sobre o método GTD, podes vir ver a 1ª conferencia GTD na República Checa con toda unha serie dos mellores relatores e conferenciantes no campo deste método. A web da conferencia e a posibilidade de inscrición pódense consultar a continuación por esta ligazón.
Lukas, grazas pola entrevista.
