Jiří Filip Mensaxe comercial: A oferta actual no mercado de sistemas de xestión de pequenas empresas é realmente ampla. Ao mesmo tempo, escoller o software correcto é unha decisión moi importante. Despois de todo, non queres descubrir en poucas semanas que fixeches unha elección inadecuada, cambiar a outra aplicación e adestrar a todo o equipo desde o principio. Entón, como navegas polo mercado ateigado e elixes o software que crecerá contigo mentres estás ao día das últimas tendencias?
Consulte os nosos consellos sobre como escoller o mellor sistema para a súa empresa e que requisitos debe cumprir o software de información.
Por que usar un sistema de xestión de pequenas empresas?
Hai moitas razóns polas que unha empresa debería usar software empresarial. Non só as grandes empresas, onde é evidente manter a organización en toda a empresa e todos os equipos. Pero tamén para pequenas empresas, onde esa ferramenta de xestión empresarial pode ser unha poderosa ferramenta para mellorar os procesos da empresa. Isto leva a un aumento da competitividade e do éxito da empresa a longo prazo.
Quizais estás nunha situación na que a túa empresa xa utiliza algunhas ferramentas... unha para a facturación, outra para a comunicación, xestionas o fluxo de caixa en Excel, no outro Excel tes unha lista de clientes, un calendario, extractos e o resto en papel. . Se esta solución che parece un pouco caótica, busca un sistema máis completo que cubra a maioría das túas necesidades de xestión empresarial nun só lugar.
As principais razóns polas que incluso as pequenas empresas deberían implementar un sistema de xestión empresarial:
- Mellora da eficiencia e da produtividade: Eficaz sistema de información empresarial permite a automatización dos procesos, a redución de erros durante a introdución ou copia manual de datos e un importante aforro de tempo. Isto leva a unha mellora da eficiencia e produtividade dos traballadores e aumenta o rendemento da empresa.
- Mellor xestión do tempo: Un sistema de xestión empresarial facilita a planificación e organización do tempo, tarefas e proxectos, permitindo aos empregados concentrarse máis no seu traballo e reducir o estrés.
- Xestión e intercambio de información máis eficientes: Un sistema de información de xestión axuda a xestionar datos e información e permite un mellor acceso e intercambio de datos entre os diferentes departamentos e empregados. Isto leva a unha colaboración mellorada entre os empregados, ademais de ter todos os documentos importantes nun só lugar e iso significa que non hai máis busca frenética nos papeis.
- Toma de decisións máis precisa e rápida: O sistema de xestión da empresa ofrece información en tempo real sobre o estado dos proxectos e actividades da empresa, permitindo unha toma de decisións máis rápida e mellor informada.
- Redución de custos:Un sistema de información para pequenas empresas permite unha mellor planificación e control dos ingresos e gastos e axuda a identificar áreas onde se poden reducir os custos.
Que funcións buscar nun sistema de xestión empresarial?
Automatización
Un sistema de xestión empresarial debe permitir a automatización de procesos repetitivos ou actividades sinxelas para minimizar os erros e a perda de tempo en tarefas repetitivas. A automatización pode inclúen, por exemplo, facturación periódica, recordatorios de pago, envío automático de correo electrónico, xeración de informes ou crear tarefas ou proxectos a partir de modelos. Deste xeito, pódese reducir a carga dos empregados, reducir os erros e mellorar a eficiencia laboral.
Almacenamento de datos na nube
O uso do almacenamento de datos na nube pode permitir un intercambio de datos máis sinxelo e seguro dentro da empresa, todo está claramente nun só lugar. Tamén permite o acceso aos datos desde calquera lugar e en calquera momento, o que aumenta a eficiencia do traballo e permite un rápido intercambio de información. O almacenamento de datos na nube tamén será apreciado por todas as empresas nas que os membros do equipo traballen desde unha oficina na casa, por exemplo.
Xestión de tarefas
O software de xestión empresarial debería permitir un fácil seguimento e xestión das tarefas e dos seus prazos. Isto pode incluír, por exemplo, a programación e a asignación de tarefas, o seguimento do estado de finalización das tarefas e lembrarche as tarefas pendentes. Grazas a isto, os membros do equipo poden distribuír o traballo de forma máis eficiente, supervisar a súa carga de traballo e completar todas as tarefas asignadas a tempo.
Xestión de Proxectos
O sistema de xestión da empresa debe permitir unha xestión eficaz do proxecto, incluíndo a planificación, coordinación e seguimento do progreso do proxecto. Isto inclúe, por exemplo, a planificación orzamentaria, a eficiencia e a rendibilidade dos proxectos. Este sistema permite á empresa xestionar mellor os seus proxectos e acadar mellores resultados e beneficios.
Idealmente, a ferramenta seleccionada debería ofrecer varias opcións para a representación gráfica dos proxectos, como cadros Kanban, diagramas de Gantt ou descricións tabulares para unha visualización clara dos proxectos, orzamentos, asignación de tarefas, estado e progreso.
CRM
O software empresarial tamén debe incluír ferramentas de xestión de relacións con clientes (CRM). Isto permítelle á empresa comunicarse de forma máis eficaz cos clientes e xestionar mellor os seus requisitos.
Se o sistema che permite aliñar o CRM con outros procesos, como a xestión de proxectos, a facturación, a xestión de contratos ou a planificación do fluxo de caixa, dentro dunha única plataforma de xestión empresarial, poderás ver aos teus clientes desde unha perspectiva de 360°.
Xestión da carga de traballo dos empregados
A función de xestión da carga de traballo dos empregados axudarache a distribuír de forma máis eficiente o traballo entre os membros individuais do equipo e conseguir así a súa carga de traballo óptima. O sistema de información da empresa debe permitir a planificación do tempo e das tarefas de forma que se distribúan de forma xusta e que os empregados estean adecuadamente cargados segundo as súas capacidades e rendemento laboral. Ao mesmo tempo, debería ser o sistema é capaz de controlar a carga e, se é necesario, ofrecer unha solución axeitada, por exemplo redistribuíndo tarefas ou aumentando o número de empregados no equipo dado. Iso permitirá aumentar a produtividade e a satisfacción dos empregados, que contribúe ao éxito a longo prazo da empresa.
Consellos para escoller o mellor software para pequenas empresas
Ao elixir o software para pequenas empresas, é importante identificar as súas necesidades e ter en conta o seu orzamento.
Considere tamén a facilidade de implementación e uso do software, a capacidade de integración con outros sistemas e software, a aplicación móbil e a complexidade das funcións.
1. Identifica as túas necesidades:
Antes de comezar a buscar o software adecuado, considere que funcións e características precisa para xestionar a súa empresa.
Teña en conta que algúns programas ofrecen funcións especializadas para determinadas industrias, mentres que outros son universais e pódense adaptar ás necesidades de diferentes industrias.
2. Facilidade de instalación e uso do software:
Considere o rápido que pode implementar software novo na súa empresa e o fácil que é de usar.
Buscar software cunha interface intuitiva e unha configuración sinxela pode aforrar tempo e minimizar a formación dos empregados. O ideal é que o software dispoña de titoriais en liña e vídeos de formación para axudarche coa formación, ou ofreza consultas onde poidas consultar sobre a implantación do sistema na túa empresa.
3. Solucións con funcionalidade de xestión financeira:
Unha solución de software máis avanzada con funcionalidade de xestión financeira pode axudar ás pequenas empresas a rastrexar e xestionar as operacións financeiras. Isto daralle unha visión xeral dos ingresos e gastos no momento actual e nun futuro próximo ou do cumprimento dos orzamentos. Pode prever o desenvolvemento do fluxo de caixa para os próximos meses, a rendibilidade dos proxectos e os puntos débiles nos que o diñeiro está a filtrarse innecesariamente na empresa.
4. Posibilidade de integración con outros sistemas e software:
Considere que outro software utiliza e se o novo software é compatible e se pode integrar facilmente con outros sistemas. Así, unha interface programable accesible (API) é clave. Make tamén é unha plataforma de integración popular, que permite unha integración e automatización avanzadas.
A busca de software con funcións de importación e exportación de datos pode facilitar o traballo e minimizar a entrada manual de datos.
5. Considere o seu orzamento:
Ao elixir o software, ten en conta o teu orzamento e intenta atopar unha solución que satisfaga as túas necesidades e sexa accesible para a túa empresa.
Teña coidado ao comparar cotizacións e considera se as funcións adicionais valen o prezo máis alto. Unha versión de proba gratuíta debería ser algo normal.
6. A aplicación móbil inclúe:
A dispoñibilidade dunha versión móbil do sistema de xestión empresarial permítelle a vostede e aos seus empregados permanecer conectados e receptivos en calquera lugar, independentemente da localización e do equipo actual. Isto é especialmente importante cando se trata de xestionar equipos e actividades híbridos e remotos.
Teña en conta que a aplicación móbil debe ser fácil de usar e estar dispoñible en diferentes sistemas operativos.
7. Funcións integrais de informes:
Unha solución de software con funcións completas de informes pode axudar ás pequenas empresas a supervisar e analizar o rendemento da súa empresa, supervisar a eficacia das súas actividades, proxectos e campañas para que poida responder con flexibilidade ás situacións emerxentes.
Idealmente, o software da empresa proporcionará información valiosa sobre o seu rendemento financeiro, avance de proxectos e tarefas, capacidade e utilización dos empregados e moito máis. Ademais, a solución avanzada permítelle crear os seus propios informes gráficos e establecer varios criterios para a agregación e clasificación de datos.
8. Función de comunicación dos compoñentes:
Buscar software con funcións de comunicación, como ferramentas de chat ou compartir ficheiros, pode axudar ás empresas a xestionar as comunicacións internas de forma eficaz.
Ademais, buscar software que se poida integrar con outras ferramentas de comunicación como as videochamadas pode ser útil para facilitar a colaboración do equipo.
Seleccionaches xa?
Como propietarios de pequenas empresas, temos moito que tratar e moitas veces non é fácil reunir todo. A solución de software adecuada para xestionar o seu negocio pode darlle unha gran vantaxe sobre a súa competencia. De súpeto terás unha visión xeral: dos pedidos e tarefas e os seus prazos, os clientes e a comunicación con eles, o fluxo de caixa e a carga de traballo dos membros individuais do equipo. Aforrarás moito tempo dedicado a tarefas repetitivas con baixo valor engadido. Pola contra, pode concentrar a súa enerxía na innovación e solucións que fagan avanzar o seu negocio.
Autor: Caflou - Sistema de xestión todo en un para pequenas e medianas empresas
Caflou axudarache a xestionar de forma eficaz toda a empresa e as súas finanzas. Permitirache controlar o fluxo de caixa e prever o seu desenvolvemento futuro. Desfacerase do traballo rutineiro, reducirá a taxa de erros, mellorará o traballo en equipo e aumentará o rendemento da empresa. Todo nun só lugar. Desde calquera lugar e a un prezo accesible.
